LUTTE CONTRE LE BLANCHIMENT DE CAPITAUX (LBC) / CONTRÔLES, PROCÉDURES et POLITIQUES « KYC » (Know Your Customer)

DOCUMENT MIS À JOUR LE 3 DÉCEMBRE 2019

, en tant que membre du Groupe AC, agira également conformément aux règles et dispositions telles que définies dans la présente déclaration anti-blanchiment d’argent LBC (lutte contre le blanchiment des capitaux) / KYC du groupe.

La stratégie du Groupe AC est que tous les membres du personnel, à tous les niveaux, participent activement à empêcher les services du Groupe AC d'être exploités par des criminels et des terroristes à des fins de blanchiment d'argent. Cette implication, à tous les niveaux, a pour objectif :

  • assurer la conformité du Groupe AC avec toutes les lois applicables, les textes réglementaires et règlements et les exigences de l’autorité de surveillance du Groupe AC
  • protéger le Groupe AC et l'ensemble de son personnel en tant qu'individus contre les risques liés aux violations de la loi, de la réglementation et des exigences de l’autorité de surveillance
  • préserver la bonne réputation du Groupe AC contre le risque d'atteinte à la réputation que représente l'implication dans des activités de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme
  • apporter une contribution positive à la lutte contre la criminalité et le terrorisme.

Pour atteindre ces objectifs, la politique du Groupe AC stipule :

  • chaque membre du personnel doit remplir ses obligations personnelles en fonction de son rôle et de sa position au sein du Groupe AC
  • ni les considérations commerciales, ni le sens de la loyauté envers les Utilisateurs de la Plateforme ne pourront prévaloir sur l'engagement de lutte contre le blanchiment d'argent du Groupe AC
  • le Groupe AC nommera le directeur, unique responsable de la conformité à la lutte contre le blanchiment d'argent (le Cadre Responsable AC). Le Groupe AC notifiera à l'autorité de surveillance (le cas échéant) et fournira le nom du cadre responsable.
  • le Groupe AC nommera le Money Laundering Reporting Officer (MLRO), le rapporteur au sein du Groupe AC. Le Groupe AC nommera également un suppléant qui pourra agir en l’absence du MLRO. Le MLRO et son adjoint bénéficient de toute l'assistance et de la coopération de tous les membres du personnel dans l'exercice de leurs fonctions.
  • le Groupe AC effectuera une évaluation à l'échelle de l'entreprise des risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme auxquels le Groupe AC pourrait être confronté et concevra et mettra en œuvre des contrôles appropriés pour atténuer et gérer efficacement les risques identifiés
  • le Groupe AC devra rédiger et maintenir à jour des procédures documentées et proportionnées, y compris des contrôles, qui décrivent les mesures positives à prendre par le personnel pour prévenir le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme au cours de son travail. Le MLRO devra s’assurer des éventuelles révisions visant à maintenir pertinentes les procédures.

POLITIQUE ET PROCÉDURE D'ÉVALUATION DU RISQUE DE BLANCHIMENT D'ARGENT

POLITIQUE

Le Groupe AC a pour politique d'identifier et d'évaluer les risques de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme représentés par les activités qu’il mène afin de pouvoir atténuer ce risque en appliquant des contrôles de nature appropriée aux personnes et entreprises utilisant la Plateforme exploitée par (la Plateforme Utilisateurs). Les Utilisateurs de la Plateforme sont, en partie, les fournisseurs de services qui sont les Studios et les Performers avec lesquels a conclu un accord de Studio ou un accord de Performer. Le Performer est également appelé «Modèle ». Ces fournisseurs de services proposent et vendent leurs services à leurs clients (Utilisateurs) sur la Plateforme SNV.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

  1. le Groupe AC évalue le risque de blanchiment d'argent représenté par les Utilisateurs de la Plateforme et les activités menées selon trois niveaux:
    • les activités normalement traitées par le Groupe AC, nécessitant un niveau normal de vigilance de la part du Groupe AC à l’égard des Utilisateurs
    • les activités à risque exceptionnellement élevé nécessitant un niveau accru de vigilance de la part du Groupe AC à l’égard des Utilisateurs
    • les activités avec un niveau de risque négligeable ne nécessitant qu'une vigilance raisonnable et simplifiée de la part du Groupe AC à l’égard des Utilisateurs
  2. Le Groupe AC doit identifier et tenir à jour des listes de facteurs de risque (y compris ceux requis par la réglementation) liés aux Utilisateurs de la Plateforme, aux produits ou services, aux transactions, aux canaux de distribution et aux zones géographiques d'exploitation.
  3. Le Groupe AC évalue le niveau de risque associé à ces facteurs en analysant des indicateurs, notamment :
    • les caractéristiques de l'Utilisateur de la Plateforme (individu ou entreprise, statut, localisation, profession)
    • la finalité des comptes ou contrats, les niveaux d'actifs et les transactions
    • la régularité ou durée des relations d'affaires.
  4. Le Groupe AC mettra à jour l'évaluation des risques chaque année pour s'assurer que les risques nouveaux et émergents sont pris en compte et que les nouvelles informations fournies par l’autorité de surveillance sont prises en compte.
  5. Le Groupe AC tient un registre écrit à jour de toutes les mesures prises et fournit l'évaluation des risques et les informations sur lesquelles il est fondé.
  6. Le risque de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme représenté par chaque Utilisateur de la Plateforme sera évalué :
  7. Au cours de l’inscription du nouvel Utilisateur de la Plateforme (KYC «Know Your Customer»), avant que toute action commerciale soit commencée
  8. à chaque fois que le processus de surveillance du Groupe AC indique qu'un changement dans l'environnement commercial ou opérationnel d'un Utilisateur de Plateforme peut représenter un changement dans le risque de blanchiment d'argent.
  9. 1. L'évaluation des risques concernant un Utilisateur de la Plateforme est effectuée par le Cadre Responsable AC qui déterminera les mesures de vigilance appropriées à l'égard de chaque Utilisateur de la Plateforme en fonction :
    • Évaluation des risques à l'échelle du Groupe AC
    • Évaluation du niveau de risque survenant dans un cas particulier.
  10. Une étude de l’évaluation des relations des Utilisateurs avec la Plateforme doit être conservée, confirmant que l'évaluation des risques à l'échelle du Groupe AC a été prise en compte ainsi que tout autre facteur pertinent pris en com

POLITIQUE ET PROCÉDURE DE VÉRIFICATION DE L’IDENTITÉ DE L’UTILISATEUR DE LA PLATEFORME (KYC)

POLITIQUE

Le Groupe AC a pour politique de vérifier l'identité de tous les Utilisateurs de la Plateforme, en s'assurant que les procédures reflètent les caractéristiques de risque des Utilisateurs de la Plateforme. Lors de l'ouverture d'un compte avec le Groupe AC, tous les Utilisateurs de la Plateforme seront contrôlés sur la base des procédures suivantes.

A. CONTRÔLES ET PROCÉDURES DE L’UTILISATION DE LA PLATEFORME (SNV)

Les Utilisateurs de la Plateforme qui proposent et vendent leurs services sur la Plateforme SNV -Performers et Studios- agissant sous la forme d'une entité commerciale doivent fournir les informations suivantes :

  • Nom de l’entreprise,
  • Numéro officiel d'enregistrement,
  • Forme sociale,
  • Pays du siège social,
  • Adresse du siège social,
  • Le cas échéant, numéro de TVA intracommunautaire,
  • Adresse e-mail de contact,
  • Numéro de téléphone,
  • Toutes les informations sur les propriétaires effectifs.

Le Cadre Responsable AC vérifiera que chaque Utilisateur de la Plateforme est correctement pris en compte (le cas échéant) et enregistré, et prendra les mesures nécessaires pour déterminer qui sont les propriétaires effectifs et les personnes disposant d'un contrôle important, et leur identité sera vérifiée en fonction procédure.

B. Les Utilisateurs de la Plateforme qui proposent et vendent leurs services sur la Plateforme SNV -Performers et Studios- n'agissant pas sous la forme d'une entité commerciale doivent fournir les informations suivantes :

  • Nom ou identité du Studio (au moins deux Performers) ou du Performer
  • Pays de résidence
  • Adresse
  • Numéro de téléphone et adresse e-mail de contact
  • Une déclaration précisant ses éventuelles obligations fiscales et qu'il peut agir en tant qu’entité n’ayant pas d’obligations juridiques dans son pays (micro-entreprises).
Vérification de l’identité
  1. Le membre du personnel effectuant la vérification d'identité finira en vérifiant que le Studio/Performer ne fait pas l'objet de sanctions ou d'autres mesures légales, en utilisant les méthodes de dépistage définies par le MLRO. (Liste noire du terroriste international, vérification du téléphone par sms).
  2. Pour les Studios / Performers, les contrôles d'identité seront effectués en examinant :
    • un document contenant une photo confirmant le nom du Studio Manager / Performer, tel qu'un passeport valide
    • une photo avec le document d'identité positionné à côté du visage
    • un document confirmant l'adresse du Studio Manager / Performer, tel qu'une facture de services publics (datant de moins de 3 mois), hors facture de téléphone portable. Ce document est requis même si le document confirmant le nom a la même adresse. Le MLRO du Groupe AC conservera une liste de documents ou d’informations acceptables et obtenus auprès d’une source fiable indépendante du Studio / Performer:
    • Seule une copie numérisée haute résolution en couleur du document sera acceptée pour examen
    • les documents obtenus par voie électronique doivent être évalués en fonction des risques qu’ils présentent avant validation.
  3. Dans les cas où un Utilisateur de la Plateforme ne peut pas produire de documents acceptables, le Cadre Responsable AC prendra une décision fondée sur les risques concernant l'acceptation des documents disponibles, en consultant le MLRO le cas échéant.
  4. Lorsque le Studio Manager / Performer n'est pas un résident européen ou s’il ne peut pas être vu en personne, via la webcam, par le membre du personnel effectuant la vérification, le Cadre Responsable AC prendra une décision fondée sur les risques concernant les moyens de vérification à accepter, en consultant le MLRO le cas échéant.
Vérification du propriétaire effectif
  1. Lorsque le Performer n'est pas le propriétaire effectif des biens concernés, le Cadre Responsable AC prendra les mesures nécessaires pour déterminer qui est le bénéficiaire effectif et prendra des mesures raisonnables pour vérifier son identité, conformément à cette procédure.
  2. Le MLRO préparera un document à utiliser par le Cadre Responsable AC pour demander la vérification des informations sur l'identité et la propriété effective du Studio / Performer et une procédure pour le suivi lorsque les demandes ne sont pas satisfaites dans le délai légal.
  3. Si tous les moyens possibles d'identifier le propriétaire effectif d'un Studio (non-individuel) / Performer ont été mis en œuvre sans succès, le Cadre Responsable AC demandera l'approbation du MLRO, à donner en fonction du risque, pour traiter en tant que propriétaire effectif, la personne majeure responsable de la gestion du Studio / Performer.
  4. En ce qui concerne le(s) propriétaire(s) effectifs(s) des Studios (non individuels)/ Performers, les informations suivantes sont requises:
    • Titre
    • Nom et prénom
    • Pays de résidence
    • Adresse
    • Date de naissance
    • Pays de naissance
    • Numéro d'identification
    • Raison pour laquelle l'individu est le propriétaire effectif (pourcentage du capital / propriété direct ou indirect, etc.)
  5. Lorsque l'Utilisateur de la Plateforme est une société cotée ou une entreprise réglementée, le Cadre Responsable AC vérifiera que l'Utilisateur de la Plateforme est correctement enregistré et que la personne avec laquelle le Groupe AC traite est dûment autorisée à agir au nom des Utilisateurs de la Plateforme, et vérifiera l'identité de cette personne selon la présente procédure, en plus de celle du Studio (non indivuel) / Performer.
  6. Dans tous les cas évalués comme présentant un risque de blanchiment d'argent plus élevé, où une diligence raisonnable accrue est requise, le Cadre Responsable AC consultera le MLRO pour décider des mesures supplémentaires à prendre pour vérifier l'identité de l'Utilisateur de la Plateforme.
  7. Toutes les procédures de vérification d'identité comme les mesures prises pour vérifier l'identité de Studio / Performer seront conservées, par exemple les photocopies de tous les documents présentés et les échanges de courriels.
  8. Tant pour le Studio individuel que pour le Studio / Performer, le Cadre Responsable AC collectera les données du compte bancaire dudit Studio/Performer :
    • Bic ou IBAN
    • Nom de l'institution où le compte est détenu
    • Adresse de ladite institution
  9. Pour les Performers/Studios individuels et les propriétaires effectifs des Performers / Studios, il sera vérifié si cette personne est considérée comme une "personne politiquement exposée". Lors de l'ouverture d'un compte, les questions suivantes seront posées :
    • Êtes-vous une personne politiquement exposée, c'est-à-dire une personne à qui une fonction prédominante est ou a été confiée ? O / N
    • Êtes-vous en lien à une telle personne (famille, proche associé) ? O / N
    • Si oui, veuillez indiquer le nom et la fonction de la personne justifiant ce statut.

POLITIQUE ET PROCÉDURES POUR CONNAÎTRE LES ACTIVITÉS DE L'UTILISATEUR DE LA PLATEFORME DANS LE CADRE DU PRINCIPE DE « VIGILANCE RAISONNABLE » (« CUSTOMER DUE DILIGENCE» - CDD)

POLITIQUE

C’est la politique du Groupe AC d’obtenir des informations permettant d’évaluer l’objectif de chaque Utilisateur de la Plateforme dans sa relation avec le Groupe AC. Ces informations sur la connaissance des objectifs de l’Utilisateur permettront au Groupe AC de mettre à jour son évaluation du risque de blanchiment d'argent et de remarquer des changements ou des anomalies dans les comportements de l'utilisateur de la Plateforme qui pourraient indiquer un blanchiment d'argent.
Le Groupe AC a pour politique de ne pas proposer ses services ou de renoncer à proposer ses services de Plateforme, si une compréhension satisfaisante de la nature et du but des activités de l'Utilisateur de la Plateforme ne peut être obtenue.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES (gestion de la sécurité telle que définie dans le document «Politique LBC et Outils de Fraude»)

  1. Le Cadre Responsable AC collectera les informations sur l’activité des Studios / Performers sur la Plateforme :
    • lors de la validation par les Studios / Performers de tout changement significatif des conditions contractuelles (la taille ou la fréquence des transactions, la nature des affaires, l'implication de nouvelles parties dans la relation avec l'Utilisateur de la Plateforme.
  2. La bonne connaissance du client impose de connaître, mais sans s’y limiter :
  3. le but recherché par le Studio / Performer en vendant ses services sur la Plateforme et en utilisant le portefeuille électronique pour les paiements des Utilisateurs sur la Plateforme.
  4. l’origine des fonds ou des actifs impliqués.
  5. la nature, la durée, la fréquence des transactions du Studio/Performer (volume des transactions).
  6. la justification commerciale de l’utilisation de la Plateforme.
  7. les éventuelles contreparties.
  8. Les informations seront obtenues en posant des questions pertinentes à l'Utilisateur de la Plateforme, et les réponses données par l'Utilisateur de la Plateforme seront vérifiées lorsque cela est possible dans le cadre du déroulement normal de la relation (enquête auprès de l'Utilisateur de la Plateforme).
  9. Les informations fournies par l'Utilisateur de la Plateforme seront enregistrées sur le compte Utilisateur de la Plateforme, pour faciliter le suivi futur de la relation de l'Utilisateur de la Plateforme (rubrique dédiée dans le compte Utilisateur).
  10. Les réponses qui ne sont pas facilement vérifiables doivent néanmoins être prises en compte avec d'autres détails connus ou fournis par l'Utilisateur de la Plateforme pour vérifier que toutes les informations sont cohérentes et plausibles.
  11. Lorsque les réponses fournies par l'Utilisateur de la Plateforme sont invraisemblables ou incompatibles avec d'autres informations, ou lorsque l'Utilisateur de la Plateforme n'est pas disposé à fournir des réponses satisfaisantes dans un délai raisonnable, le Cadre Responsable AC examinera si le Groupe AC a intérêt à démarrer une relation d’affaires ou s’il doit se retirer de toute relation d’affaires.
  12. La connaissance des informations commerciales des Utilisateurs ou leur absence, sera pris en compte par tout le personnel lors de tout suspicion de blanchiment d'argent.

POLITIQUE ET PROCÉDURES DE CONTRÔLE CONTINU DES UTILISATEURS DE LA PLATEFORME

Le Groupe AC doit toujours surveiller les événements suivants et rechercher une explication satisfaisante :

  • Changement de références bancaires
  • Changement de résidence
  • En ce qui concerne les Studio / Performers : Changement dans la gestion / changement de bénéficiaire effectif

Les audits seront effectués à la date anniversaire qui est la date à laquelle le Studio / Performer s'est inscrit sur la Plateforme. Une alerte avertira l'équipe lorsque les contrôles doivent être effectués.

La conséquence de ces audits peut être la nécessité d'étapes supplémentaires (demande de documentation supplémentaire, vérifications supplémentaires…), qui doivent être conservées dans la rubrique dédiée du compte Utilisateur (constitué des informations, pièces justificatives et informations de surveillance anti-blanchiment).

Ces audits peuvent également conduire à une nouvelle évaluation du niveau de contrôle appliqué à l'Utilisateur de la Plateforme, jusqu'à la fin de la relation commerciale. Une telle décision est prise par les propriétaires du Groupe AC, sur avis du cadre responsable AC et du responsable du contrôle interne.

POLITIQUE ET PROCÉDURES POUR CONSERVER LES INFORMATIONS COLLECTÉES AU TITRE DU PRINCIPE DE VIGILANCE RAISONNABLE AUPRÉS DES UTILISATEURS DE LA PLATEFORME

POLITIQUE

Le Groupe AC a pour politique d'établir et de maintenir en bon état des systèmes pour conserver les enregistrements des demandes de renseignements et les informations obtenues, lors de l'exercice de la diligence raisonnable, de la part des Utilisateurs de la Plateforme aux fins de la lutte contre le blanchiment de capitaux, et de s'assurer que ces enregistrements sont récupérables, comme requis par les dispositions légales et réglementaires. Ces enregistrements incluront, mais sans s'y limiter, les données enregistrées à des fins de comptabilité et de développement commercial.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

  1. Lorsque des informations sont collectées dans le cadre de la politique « Lutte contre le blanchiment », le Cadre Responsable AC doit s’assurer que:
  2. les informations collectées sont enregistrées de manière cohérente dans le compte d' Utilisateur de la Plateforme ou dans un autre endroit approprié, et que les enregistrements conservés dans différents endroits sont croisés le cas échéant, de sorte que les informations soient accessibles et compréhensibles par les autres membres du personnel autorisé, y compris le MLRO
  3. tous les échanges sont enregistrés lorsque les informations demandées n'ont pas été fournies ou que les explications fournies n'ont pas été satisfaisantes.
  4. Le Groupe AC doit disposer de systèmes pour archiver régulièrement les enregistrements ainsi que les enregistrements comptables du Groupe AC afin de garantir leur disponibilité à compter de la date de conclusion de la transaction ou de la demande de renseignements, conformément aux exigences légales.
  5. Le Groupe AC doit disposer de systèmes de recherche de données qui facilitent la recherche complète et rapide de tous les dossiers pertinents par le personnel autorisé, afin de répondre pleinement aux demandes des enquêteurs financiers
  6. Le Groupe AC dispose de procédures garantissant que toutes les données à caractère personnel obtenues ne soient traitées qu'à des fins de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
  7. Tous les documents et informations collectés à l'ouverture du compte, concernant l'identité du Studio / Performer, le cas échéant le propriétaire bénéficiaire ultime, ainsi que l'ensemble de ceux collectés lors de la relation commerciale, doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la clôture du le compte. Par ailleurs, chaque année, l'historique de toutes les transactions effectuées depuis le début de l'année doit être conservé pendant 5 années entières. Le Groupe AC conserve tous les documents résultant de sa relation commerciale avec les Studio / Performers en les archi-vant selon des conditions et des modalités garantissant leur intégrité, et notamment sur un support permanent respectant les règles du RGPD.
  8. Le Groupe AC fournira aux nouveaux Utilisateurs de la Plateforme les informations suivantes avant qu’ils/elles s'inscrivent sur la Plateforme SNV:
  9. une déclaration selon laquelle toutes les données personnelles reçues concernant l'enregistrement ne seront traitées que dans le but de prévenir le blanchiment d'argent et le financement du terro-risme. (RGPD)
  10. Le Groupe AC dispose d'une procédure qui consiste à supprimer les données personnelles à la fin de la période de conservation légale, sauf si:
  11. elles sont requises pour une procédure judiciaire
  12. la personne concernée a donné son consentement exprès à la conservation de ces données.
  13. Pour les comptes enregistrés sur la Plateforme SNV qui ont fait l'objet d'un rapport de suspicion, les enregistrements pertinents seront conservés séparément des archives de routine du Groupe AC, et ne seront pas détruits, même après l'expiration de la période de conservation légale, sans con-firmation du MLRO qu’ils ne sont plus requis dans le cadre d'une enquête.

POLITIQUE ET PROCÉDURES DE DÉCLARATION EN CAS DE SUSPICION

POLITIQUE

La politique du Groupe AC est que chaque membre du personnel reste attentif à la possibilité de blanchiment d’argent et signale tout suspicion pour lequel il estime qu’il existe des motifs raisonnables, conformément à la procédure du Groupe AC.
L'attente placée sur chaque membre du personnel pour signaler d'éventuels suspicions doit être adaptée à la position du membre au sein du groupe AC. Il est entendu que nul membre du Personnel ne peut avoir une connaissance et une compréhension supérieures à celles qui sont appropriées à son statut.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

  1. Chaque membre du personnel doit être attentif à la possibilité que les services du Groupe AC puissent être utilisés à des fins de blanchiment de capitaux ou qu’au cours de leur travail, il puisse être confronté à des activités criminelles ou terroristes.
  2. La vigilance face à la possibilité de blanchiment d’argent doit être combinée avec une connaissance appropriée des Utilisateurs de la Plateforme afin que les membres du personnel prennent conscience des facteurs anormaux qui peuvent représenter des causes possibles de suspicion.
  3. Le membre du personnel qui suspecte une fraude recueille les informations pertinentes dont il dispose régulièrement et évalue s'il existe des motifs raisonnables de soupçonner un blanchiment d'argent. Toute information supplémentaire acquise, en particulier des explications sur des transactions inhabituelles, doit être enregistrée dans les comptes Utilisateurs enregistrés sur la Plateforme de manière régulière, mais aucune mention de blanchiment d'argent suspecté ne doit être enregistrée dans ces comptes.
  4. L'obligation de recueillir des informations pertinentes ne s'étend pas à la réalisation de re-cherches ou d'investigations en dehors du Groupe AC, elle se limite aux sources d'informations facilement disponibles au sein du Groupe AC.
  5. Si, après avoir recueilli et examiné les informations normalement disponibles, le membre du personnel est entièrement convaincu qu'il n'existe aucun motif raisonnable de suspicion, aucune autre mesure ne doit être prise.
  6. Le membre du personnel qui, après examen, décide qu'il peut exister des motifs de suspicion, en informe normalement le Cadre Responsable AC. Si, après discussion, ils conviennent tous les deux qu'il n'y a aucun motif de suspicion, aucune autre mesure ne devrait être prise.
  7. Aucun membre du personnel n'est obligé de discuter d'une suspicion de blanchiment d'argent avec le Cadre Responsable AC. Il peut, s'il le souhaite, contacter directement le MLRO sans don-ner de raison.
  8. Si, à la suite d'une suspicion éventuelle d’un membre du personnel ou à la suite de ses propres observations, le Cadre Responsable AC décide qu'il existe des motifs raisonnables de soupçonner le blanchiment d'argent, il ou elle doit soumettre un rapport de suspicion au MLRO, dans le format spécifié par le MLRO à cet effet.
  9. Un rapport de suspicion interne n'entraîne pas de violation de la confidentialité et aucun membre du personnel ne doit s’empêcher de faire un rapport interne pour ces motifs.
  10. Si un rapport de suspicion résulte d'une question soulevée par un membre du personnel, le cadre responsable AC doit l'informer par écrit qu'un rapport a été soumis en référence à la question discutée à la date donnée, sans inclure le nom du personne (s) suspectée (s). Cela confirme au membre du personnel qui a soulevé la question que son obligation légale de signaler a été remplie. (Format de la procédure de notification)
  11. Dans le cas où un membre du personnel soupçonne un blanchiment d'argent mais que le cadre responsable AC n'est pas d'accord et s’il existe des motifs raisonnables de suspicion, le membre du personnel à l’origine de la suspicion doit remplir son obligation légale en soumettant un rapport de suspicion de blanchiment d'argent au MLRO, dans le format spécifié par le MLRO à cet effet. Le cadre responsable AC doit reconnaître cette exigence légale et aider le membre du personnel à la remplir
  12. Un membre du personnel qui a une suspicion ou a connaissance d'une suspicion de blanchiment d'argent ne doit en discuter avec aucune partie extérieure ni avec aucun membre du personnel, sauf s'il est directement impliqué dans l'affaire à l'origine de la suspicion.
  13. Aucun membre du personnel ne doit à aucun moment révéler une suspicion de blanchiment d'argent à la personne soupçonnée (y compris une tierce partie). Si les circonstances s’aggravent, le membre du personnel doit toujours suivre les instructions du MLRO.
  14. Aucune copie ni aucun enregistrement des rapports de suspicion de blanchiment d'argent ne doit être établi, sauf par le MLRO qui gardera ces enregistrements en sécurité, et séparés des comptes d'Utilisateurs sur la Plateforme du Groupe AC et d'autres répertoires d'informations.

POLITIQUE ET PROCÉDURES DE DIVULGATION OFFICIELLE AUX AUTORITÉS

POLITIQUE

Le Groupe AC a pour politique que le MLRO (ou en cas d'absence, le MLRO adjoint) reçoive et évalue les signalements internes de suspicion et décide si une divulgation officielle doit être faite aux autorités. S'il en décide ainsi, le MLRO fera la divulgation officielle au nom du Groupe AC, en utilisant le mécanisme approprié.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

  1. Dès réception d'un rapport de suspicion de blanchiment de capitaux d'un membre du personnel, le MLRO en accusera réception par écrit, en faisant référence au rapport par sa date et son numéro de dossier unique, sans inclure le nom de la ou des personne(s) suspectée(s). Cela confirme au membre du personnel que son obligation légale de signaler a été remplie.
  2. Le MLRO ouvre et tient un journal de l'avancement du rapport. Ce journal doit être conservé en toute sécurité et ne doit pas faire partie du compte Utilisateur sur la Plateforme.
  3. À la suite de la réception d'un rapport, le MLRO recueille toutes les informations pertinentes détenues au sein du Groupe AC et procède à toutes les demandes appropriées auprès des membres du personnel du groupe AC, afin d'évaluer correctement le rapport. Le MLRO décidera alors s’il pense personnellement qu’il existe des motifs raisonnables de suspicion et prendra une décision sur l’obligation du Groupe AC de faire une divulgation officielle aux autorités.
  4. Avant de faire une divulgation officielle aux autorités, le MLRO devra demander conseil au propriétaire du Groupe AC. Le propriétaire du Groupe AC prendra la décision finale de faire ou non une divulgation officielle aux autorités.
  5. Tous les membres du personnel, quelle que soit leur position dans le Groupe AC, répondent aux demandes de renseignements soumises par le MLRO aux fins de l'évaluation d'un rapport de suspicion. Les informations fournies au MLRO en réponse à de telles demandes ne portent atteinte à aucun secret professionnel / privilège, et aucun membre du personnel ne doit retenir des informations pour ces motifs.
  6. S'il a été décidé qu'une divulgation officielle aux autorités est requise, le MLRO procède à cette divulgation par les moyens appropriés.
  7. Le MLRO consigne dans le journal de bord les raisons pour lesquelles il a décidé de faire ou non une divulgation officielle.
  8. Le MLRO informe, le cas échéant, l'auteur du rapport interne si une divulgation officielle a été faite ou non.
  9. Le MLRO informe tous les membres du personnel qui doivent l’être et uniquement ceux-ci, afin de les protéger ainsi que le Groupe AC, d'éventuelles infractions de blanchiment d'argent liées à toute activité connexe.
  10. À la suite de la divulgation officielle, le MLRO prend les mesures requises par les autorités en rapport avec la divulgation.

POLITIQUE ET PROCÉDURE DE BLOCAGE / CONTINUATION DU COMPTE ENREGISTRÉ SUR LA PLATEFORME À LA SUITE D'UN RAPPORT DE SUSPICION

POLITIQUE

Selon la politique du Groupe AC, à partir du moment où une suspicion de blanchiment de capitaux existe, le compte enregistré doit être bloqué. Ni les considérations commerciales, ni la difficulté pour les personnes enregistrées sur la Plateforme de répondre aux demandes de renseignements ne pourront l'emporter sur les obligations légales du Groupe AC.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

  1. Dès qu'un membre du personnel a connaissance d'une suspicion de blanchiment d'argent, le compte enregistré est bloqué.
  2. S'il est probable que le compte enregistré ait été bloqué par exemple, parce qu'une transaction prévue n'a pas eu lieu, le membre du personnel doit contacter le MLRO pour obtenir des instructions sur la façon de traiter le problème.
  3. Dès réception d'un rapport de suspicion, le MLRO demande à l'auteur du rapport et à tout autre membre du personnel concerné de bloquer le compte enregistré donnant lieu à suspicion.
  4. Lorsqu'un compte enregistré est bloqué, le MLRO procède à l'évaluation du rapport de suspicion dans les plus brefs délais pour décider si une divulgation doit être faite aux autorités.
  5. Si le MLRO décide qu'il n'y a pas de motifs raisonnables de soupçonner le blanchiment d'argent, il ou elle consentra à la poursuite du compte enregistré de sa propre autorité.
  6. Si le MLRO décide qu'une divulgation doit être faite, il demandera le consentement du propriétaire du Groupe AC pour continuer le plus rapidement possible. Le propriétaire du Groupe AC aura la décision finale sur la continuation du compte enregistré sur la Plateforme AC.

POLITIQUE ET PROCÉDURES DE FORMATION LBC (lutte contre le blanchiment des capitaux)

POLICY

Le Groupe AC a pour politique que tout recrutement de personnel inclura une évaluation telle que décrite à l'article 48, paragraphe 2, du règlement européen de lutte contre le blanchiment d'argent et financement du terrorisme (LBC) (source 2018 directives européennes LBC). Le dépistage aura lieu avant la nomination et à intervalles réguliers pendant la durée d’emploi de tout le personnel.
Le Groupe AC a pour politique que tout le personnel qui gère les comptes enregistrés ou accède aux comptes enregistrés reçoive une formation anti-blanchiment pour s'assurer que leurs connais-sances et leur compréhension sont à un niveau approprié, ainsi qu’une formation continue au moins une fois par an pour maintenir la sensibilisation et veiller au respect des obligations légales du Groupe AC.
Le Groupe AC a pour politique que tout le personnel qui gère les comptes enregistrés ou l'accès aux données personnelles relatives à ces comptes, reçoive une formation sur la loi relative à la protection des données pour s'assurer que leurs connaissances et leur compréhension sont à un ni-veau approprié, ainsi qu’une formation continue au moins une fois par an pour maintenir la sensi-bilisation et garantir le respect des obligations légales du Groupe AC.
Le MLRO doit, en coopération avec le responsable de la formation et le responsable de la protection des données du Groupe AC, veiller à ce que la formation soit dispensée au personnel en fonction de son exposition au risque de blanchiment de capitaux et de protection des données, et que des contrôles soient fait pour s’assurer que la formation a été bénéfique et que le personnel a atteint un niveau approprié de connaissances et de compréhension.
Compte tenu de l’importance des obligations imposées à chaque personne par la loi et les règlements ainsi que les sanctions éventuelles, le MLRO veille à ce que les informations sur ces obligations soient accessibles à tout moment à tous les membres du personnel.

Les objectifs de la formation sont:

  • Développer les réflexes LBC (lutte contre le blanchiment des capitaux),
  • sensibiliser chaque collaborateur afin de maintenir ses réflexes LBC,
  • actualiser les connaissances collectives et opérationnelles des risques LBC,
  • former les membres du personnel à détecter les cas suspects,
  • former ces membres du personnel à formaliser de nouveaux cas types avec des risques potentiels,
  • vérifier la connaissance appropriée des procédures et des obligations qui en découlent.

La formation des personnes nouvellement embauchées fait partie du processus de leur intégration, sous la responsabilité du responsable du contrôle interne. Le responsable de la conformité organise la session de formation. La session peut être tenue par conférence Web.
Les supports de formation et les fiches de présence doivent être conservés pendant au moins 5 ans après le départ du collaborateur spécifique.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

  1. Après leur nomination, l’évaluation du personnel, sera intégrée au processus régulier d’évaluation du personnel du Groupe AC, conformément à l’article 48, paragraphe 2, du règlement européen sur le blanchiment de capitaux (LBC).
  2. Le MLRO évaluera, en coopération avec le responsable de la formation du groupe AC, les méthodes, produits et services de formation LBC afin de mettre à la disposition de tous les membres du personnel qui gèrent les comptes enregistrés un programme de formations appropriées.
  3. Une formation appropriée prendra en compte:
  4. la nécessité d'atteindre un niveau de connaissances et de compréhension approprié eu égard à la fonction de la personne au sein du Groupe AC,
  5. la nécessité de maintenir ce niveau grâce à la formation continue,
  6. l’aspect pratique dans l’attribution des programmes de formation au personnel, compte tenu du rôle de chacun et de son niveau d’exposition au risque,
  7. le coût et la rentabilité des autres méthodes de formation disponibles.
  8. Le programme de formation inclura des moyens de contrôle afin de s’assurer que chaque per-sonne formée a atteint un niveau approprié de connaissances et de compréhension, que ce soit par des tests formels, une évaluation via une discussion informelle ou tout autres moyens.
  9. Une attention particulière sera portée aux besoins de formation des cadres de direction et de l'équipe de conformité.
  10. Le MLRO devra :
  11. informer chaque membre du personnel du programme de formation qu'il doit suivre et du calen-drier de réalisation
  12. vérifier que chaque membre du personnel a terminé le programme de formation qui lui est assi-gné, en envoyant des rappels à tous ceux qui n'ont pas suivi le calendrier
  13. référer au propriétaire de l'entreprise tout cas où les membres du personnel ne répondent pas aux rappels et n'ont pas terminé la formation qui leur a été assignée
  14. tenir des registres de la formation terminée, y compris les résultats des tests ou autres évaluations démontrant que chaque individu a atteint un niveau de compétence approprié.
  15. À la fin d'un cycle de formation, le MLRO contrôlera les besoins en formation continue en pre-nant en considération :
  16. l'efficacité du programme achevé,
  17. la nécessité de tenir à jour les informations sur la formation en fonction des modifications des lois, des réglementations,
  18. les besoins spécifiques de chacun eu égard à sa fonction.
  19. Le MLRO déterminera ses propres besoins de formation en tant que MLRO et veillera à ce qu'il acquière les connaissances et la compréhension nécessaires pour remplir les obligations de la fonc-tion.

POLITIQUE ET PROCÉDURES DE SUIVI ET DE GESTION DE LA CONFORMITÉ

POLITIQUE

Le Groupe AC a pour politique de maintenir sa conformité aux exigences légales et réglementaires en matière de LBC (Lutte contre le Blanchiment des Capitaux). Le Groupe AC organisera un audit annuel indépendant de conformité en matière de LBC, dont les conclusions devront être prises en considération et les recommandations d'action appropriées mises en œuvre.
Le propriétaire du Groupe AC doit fournir l'autorité et les ressources nécessaires au maintien en conformité des pratiques LBC.

CONTRÔLES ET PROCÉDURES

  1. Le MLRO surveillera en permanence tous les aspects des politiques et procédures de LBC du Groupe AC, ainsi que les changements et évolutions de l'environnement juridique et réglementaire susceptibles d'avoir une incidence sur l'évaluation des risques à l'échelle du Groupe AC. Toute lacune dans la conformité à la LBC nécessitant une rectification urgente sera traitée immédiatement par le MLRO, qui signalera ces incidents au propriétaire du Groupe AC le cas échéant et demandera tout soutien qui pourrait être nécessaire.
  2. Le MLRO facilitera la mission de l’auditeur indépendant, et l’assistera, dans la conduite d’un audit annuel de conformité à la LBC du Groupe AC. Ce rapport comprendra:
  3. un résumé du profil de risque et des vulnérabilités du Groupe AC en matière de blanchiment d'argent, ainsi que des informations sur la manière dont ceux-ci changent et évoluent,
  4. un relevé des éventuels changements dans le domaine réglementaire du secteur d’activité du Groupe AC et la façon dont le Groupe AC est affecté,
  5. des renseignements sur les activités de LBC au sein du Groupe AC, y compris le nombre de signalements de suspicion reçus par le MLRO et le nombre de divulgations faites aux autorités,
  6. des renseignements sur les éventuelles lacunes en matière de LBC pour lesquelles des mesures ont déjà été prises, ainsi que des rapports sur les résultats,
  7. des renseignements sur les éventuelles lacunes en matière de LBC pour lesquelles des mesures doivent être prises, et aussi les actions recommandées et les appuis de la direction requis,
  8. un aperçu des plans pour l’avenir des développements du régime de LBC, y compris la formation continue, et les actions de sensibilisation pour tout le personnel concerné.
  9. Lorsque l’intervention de la direction du Groupe AC est requise, c’est le propriétaire du groupe AC qui décidera des mesures appropriées à prendre.